내용증명은 언제, 누구에게, 어떤 내용의 문서를 보냈는지를 우체국이 증명해 주는 특수우편으로, 계약 해지 요구처럼 보낸 사실을 증거로 남겨야 할 때 쓰입니다. 우체국 창구에 직접 가서 접수하거나 인터넷우체국에서 문서를 작성해 집에서도 간편하게 보낼 수 있으며, 방법마다 준비물과 비용이 조금씩 다릅니다.
1. 내용증명 보내는 방법
- 문서 작성: 보내는 사람과 받는 사람의 주소·성명, 전달할 내용을 적습니다. 창구로 보낼 때는 3부를 준비해 1통은 받는 사람, 1통은 보내는 사람, 1통은 우체국이 보관합니다.
- 인터넷우체국 접수: 인터넷우체국 증명서비스의 내용증명 메뉴에서 편집기로 직접 쓰거나, 양식을 내려받아 작성한 hwp·pdf·doc 파일을 올립니다. 개인은 휴대폰 인증이나 아이핀으로 본인 확인을 합니다.
- 결제와 발송: 접수된 문서는 출력센터에서 우편물로 만들어 발송되며, 등기통상은 접수 다음 날부터 3일 이내, 익일특급은 오후 2시 전 결제분이 다음 날 배달됩니다.
- 취소: 인터넷 접수 후 1시간 안에만 취소할 수 있고, 그 뒤에는 우체국 창구에서 반환청구만 가능합니다.
2. 비용과 보관 기간
- 인터넷 수수료: 내용증명 수수료는 등본 첫 1매 1,300원, 1매가 늘 때마다 650원이며 여기에 우편요금과 등기수수료가 더해집니다.
- 보관과 열람: 우체국은 내용증명을 3년간 보관하고, 인터넷 내용증명은 발송 후 3년 이내에 무료로 조회할 수 있습니다.
- 발송 후 내용증명: 보관된 문서를 다시 증명받는 서비스로, 접수 다음 날부터 3년 이내에 보내는 사람이나 받는 사람만 신청할 수 있습니다.
3. 이용 팁
내용증명의 효력은 보통 상대방에게 도달한 때부터 생기지만, 통신판매·방문판매·할부거래의 청약철회는 발송한 날부터 효력이 생깁니다. 인터넷으로 보낼 문서는 위 20mm, 아래 40mm, 좌우 15mm 이상의 여백을 두고 쪽번호나 꼬리말을 넣지 않아야 파일이 올라가므로 작성 단계에서 미리 맞춰 두는 것이 좋습니다.